Ahorre tiempo y pulsaciones de teclas con las transacciones recurrentes en QuickBooks Online

La contabilidad requiere tiempo. Y lo último que necesita cuando trabaja con las finanzas de su empresa es una actividad que le lleve minutos innecesarios. Si has creado un registro o una transacción una vez, no quieres tener que introducir la información una segunda o tercera vez.

Por eso utilizar QuickBooks Online es tan superior a la contabilidad manual. Lo recuerda todo, por lo que puede volver a utilizar los datos cuando los necesite. Pero a veces hay que darle un poco de orientación.

Es el caso de las transacciones recurrentes. Si tiene formularios que crea repetidamente, con muy pocos cambios (como las facturas de servicios públicos), puede "memorizar" las transacciones. Cuando llegue la factura al mes siguiente, puede modificar los detalles necesarios y enviarla de nuevo. Así es como funciona.

Tres opciones

Para empezar, introduzca una transacción que desee guardar y poder volver a utilizar (con cambios). Digamos que es una factura que envías a un cliente una vez al mes que tiene un contrato de servicio para el mantenimiento de la red. Cuando haya completado el formulario, mire hacia la parte inferior de la pantalla y haga clic en Hacer recurrente. La pantalla ahora dirá Factura Recurrente, con nuevo contenido como se muestra a continuación.

Puede especificar transacciones como recurrentes y añadir detalles como la frecuencia y las fechas de inicio y fin.

Si desea cambiar el nombre de la Plantilla por algo que le recuerde su finalidad, puede hacerlo. En el campo situado bajo Intervalo, seleccione Diario, Semanal, Mensual o Anual, y a continuación indique qué día del mes debe producirse la transacción. Introduzca una fecha de Inicio y una [fecha] de Fin o seleccione Ninguno si la duración del servicio es indefinida. En el ejemplo anterior, recibirá un recordatorio de QuickBooks Online tres días antes de la fecha prevista de emisión de la factura. El contrato de servicio no tiene fecha de finalización, por lo que seguiría recibiendo recordatorios hasta que cambie la plantilla.

Junto al nombre de la Plantilla hay un campo denominado Tipo. QuickBooks Online le da tres opciones para actuar sobre las transacciones recurrentes. Puede ser:

  • Programado. Se trata de una opción automatizada que debe utilizarse con precaución. Si selecciona esta opción, su transacción saldrá según lo programado sin su intervención. Sólo cambiará la fecha.
  • Recordatorio. QuickBooks Online le enviará un recordatorio antes de la fecha programada. Puede especificar con cuántos días de antelación debe recibirlo. Luego depende de usted hacer los cambios necesarios y enviarlo.
  • No programado. QuickBooks Online no hará nada excepto guardar su plantilla.

Cuando haya rellenado todos los campos obligatorios, haga clic en Guardar plantilla en la parte inferior izquierda.

Utilización de transacciones periódicas

Si ha elegido la opción Programado para cualquier transacción, no tiene que hacer nada más con ella hasta que desee cambiar su contenido o estado. Para encontrar su lista de transacciones recurrentes y así poder procesar cualquiera que esté marcada como Recordatorio o No programada, haga clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha de la pantalla de QuickBooks Online. En Listas, haga clic en Transacciones periódicas.

Tabla de operaciones periódicas

La pantalla que se abre muestra una tabla con todas sus transacciones recurrentes. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre esas transacciones: Nombre de la Plantilla, Tipo, Tipo de Txn (Transacción), Intervalo, Fecha Anterior, Fecha Siguiente, Cliente/Vendedor e Importe.

La última columna de la tabla, denominada Acción, abre un menú que muestra distintas opciones en función del tipo de transacción. Para nuestro ejemplo de Recordatorio , puede:

  • Editar (editar la plantilla, no la transacción)
  • Utilizar (abre la transacción original que puede editar, guardar y enviar)
  • Duplicar (duplicar la plantilla)
  • Pausa (dejar de enviar recordatorios temporalmente)
  • Saltar siguiente fecha
  • Borrar

De cara al futuro

Ya llevamos un mes de 2023. ¿Cómo se presenta este año para usted? ¿Está QuickBooks Online haciendo todo lo que necesita? Si su versión está empezando a quedársele pequeña, estaremos encantados de consultarle sobre la posibilidad de actualizar a otro nivel de servicio (Esencial, Plus o Avanzado). O si sabes que la versión que utilizas debería hacer algo que necesitas pero no lo acabas de entender, dínoslo. Queremos que 2023 sea un buen año para usted, y nos gustaría hacer que su trabajo de contabilidad sea lo más sencillo y productivo posible.